لجنة الاحتفاظ بالوثائق واتلافها

1-ذكرى بنت علي العوض
رئيس اللجنة
2-فاطمه بنت صالح البلهان
عضو
3-نهى بنت ابراهيم اليوسف
عضو

اختصاصاتها

  • الاحتفاظ بالوثائق :

– الحفظ الدائم (ممتلكات , أصول الجمعية ).

-الحفظ لمدة عشر سنوات (السجلات المالية والبنكية , الجمعية العمومية ,الموارد البشرية).

-الحفظ لمدة اربع سنوات ( سجلات المتبرعين , سجلات المستفيدين , سجلات المتطوعين).

  • الاحتفاظ بالنسخة الالكترونية لكل ملف في مكان أمن مثل السيرفرات او السحابية او ما شابهها .
  • عمل محضر لتخلص من الوثائق التي انتهت مدتها بعد موافقة اللجنة .
  • اصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها ويتم توقيعها من مجلس الإدارة .
  • تكتب لجنة الاتلاف محضر رسمي مكون من رئيس اللجنة واعضائها ويتم الاحتفاظ بها في الأرشيف مع عمل نسخة لمجلس الإدارة .